Le tableau de bord est l’outil principal utilisé par les entreprises pour prendre des décisions. Il montre l’état global de l’organisation. Il suffit de le consulter pour identifier rapidement les informations nécessaires pour compléter n’importe quel processus.
Mais, que se passe-t-il si les données affichées sont incorrectes ? On se dit qu’après avoir passé plusieurs contrôles des managers, il est impensable de trouver des erreurs, n’est-ce pas ?
Malgré l’attention et le contrôle d’une équipe, il est toujours probable de rencontrer des erreurs dans votre tableau de bord. Des erreurs presque imperceptibles telles qu’une formule incomplète, des données dupliquées, obsolètes ou générées automatiquement lors de l’utilisation de logiciels.
Dans cet article, nous abordons les tableaux de bord, leur usage, des indicateurs utilisés et des erreurs à éviter.
Pourquoi un tableau de bord ?
Il est un outil de gestion qui offre une représentation visuelle des informations en temps réel. Il permet aux décideurs de surveiller les tendances, de suivre les performances et de prendre des décisions plus informées.
Le tableau de bord peut être utilisé pour suivre les KPI (Key Performance Indicators) et les métriques clés d’une entreprise. Également permet de surveiller la progression des objectifs et des projets.
Avantages
Le tableau de bord est un outil extrêmement important pour une entreprise. Il permet aux décideurs de prendre des décisions éclairées. Les avantages du tableau de bord comprennent :
- Suivi des performances : suivre les performances de l’entreprise en temps réel. Cela permet aux décideurs de prendre des mesures rapides en cas de disparités ou de problèmes.
- Prise de décision éclairée : mieux comprendre les tendances et les interactions entre les différentes informations. Cela peut les aider à prendre des décisions plus éclairées.
- Transparence : il offre une vue d’ensemble transparente des données à toutes les parties prenantes de l’entreprise. Cela permet à chacun de comprendre les informations clés et de collaborer plus efficacement.
- Suivi des objectifs : surveiller la progression des objectifs de l’entreprise, ce qui aide à maintenir la motivation et la concentration des employés.
Quels sont les types de tableau de bord ?
Il existe différents types de tableaux en fonction de l’activité de l’entreprise et objectif fixé. Dans chaque cas on peut extraire des informations clés tels que :
Opérationnel : suivi des KPI tels que les ventes, les revenus, les coûts et la satisfaction client.
Financier : performances financières de l’entreprise, telles que les revenus, les dépenses et les marges bénéficiaires.
De gestion de projet : la progression et les résultats des projets clés de l’entreprise, tels que les projets informatiques ou les lancements de nouveaux produits.
De ressources humaines : les KPI RH clés, tels que le taux de rotation des employés, les taux d’absentéisme et les performances individuelles.
Leur importance est évidente et cruciale dans l’organisation. Pour cela, les informations utilisées pour les créer, doivent être bien enregistrées et exceptes de erreurs.
Indicateurs
Les indicateurs de performance ou KPI’s utilisés dans ces tableaux dépendent du secteur de l’entreprise, les plus communs sont :
- Ventes
- Revenu
- Coûts
- Rentabilité
- Niveau de satisfaction client
- Taux de conversion des ventes
- Taux d’abandon de panier (pour les entreprises de commerce électronique)
- Durée moyenne de séjour (pour les entreprises d’hébergement)
- Pourcentage de projets terminés à temps
Cependant, il est possible que ces indicateurs présentent des incohérences ou anomalies, plus souvent quand ils sont saisis manuellement. Vérifier et faire des audits avant de présenter les résultats aux dirigeants aide à prendre des décisions basées sur des données fiables.
Une donnée de bonne qualité :
Comment savoir si les données utilisées sont pertinentes ? Il y a des caractéristiques obligatoires qui doivent répondre aux données pour qu’elles soient exploitables, notamment :
- Complétude : être bien enregistrées, il n’y a pas de données manquantes.
- Intégrité : non endommagées ou modifiées au cours de leur cycle de vie.
- Fraîcheur : actualisées et disponibles à tout moment.
- Unicité : n’avoir pas de doublons.
- Exactitude : cohérence avec la réalité qu’elles décrivent.
- Cohérence : La valeur des données est conforme avec la valeur des autres informations avec lesquelles elles sont corrélées.
- Validité : elles font parties d’une liste de valeurs prédéfinies.
Si un des indicateurs est composé des données de mauvaise qualité, il risque de compromettre l’intégralité de tous les processus de l’entreprise.
Erreurs à éviter
Les erreurs les plus courantes des entreprises au moment de construire leur tableau de bord, sont par rapport au :
- Volume : Utiliser trop de données et des métriques non essentielles ou non pertinentes qui rendent un tableau de bord déroutant et inefficace.
- Inexactitude : des métriques inutiles qui ne sont pas soigneusement sélectionnées.
- Unanimité : ne permettre pas à chaque employé d’afficher les analyses importantes afin qu’elles puissent effectuer leur travail mieux.
- Conformité : ne pas assigner les métriques aux personnes correctes et capables de les interpréter.
- Affichage : ne pas utiliser des graphiques corrects qui facilitent la compréhension du tableau.
- Cohérence : erreurs dans les données, utiliser des données obsolètes, manquantes ou inexactes.
Il est important d’avoir un tableau bien structuré pour faciliter la prise des décisions et la collaboration entre les différents départements de l’entreprise.
Vous avez besoin d’un audit ?
Faire des audits réguliers peut vous aider à identifier des erreurs dans vos données et éviter des sanctions et pertes financières importantes. Un audit peut identifier notamment :
- La pertinence des indicateurs : si les indicateurs mesurent réellement les objectifs de l’entreprise et s’ils sont pertinents pour la prise de décision.
- L’exactitude des données : si les données affichées sont exactes et cohérentes par rapport aux sources de données.
- La clarté de la présentation : si les informations sont présentées de manière claire et compréhensible, avec une hiérarchie visuelle appropriée.
- La régularité de la mise à jour : si les données sont mises à jour régulièrement pour refléter les derniers résultats.
- La comparabilité des données : si les données peuvent être facilement comparées d’une période à une autre ou entre différents départements de l’entreprise.
Avec BeSure vous identifiez les points forts et les points faibles de votre tableau de bord. Vous pouvez vous assurer que les informations présentées sont exactes, précises et utiles pour prendre des décisions éclairées. Les audits de tableau de bord peuvent aider les organisations à optimiser leurs processus et à améliorer leur performance.
Ce qu’il faut retenir
Le tableau de bord est un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à suivre et à améliorer leurs performances. Il permet de suivre les KPI clés en temps réel, offrant ainsi aux décideurs une vue d’ensemble des tendances et des résultats.
Les différents types de tableaux de bord peuvent être utilisés pour surveiller les opérations, les finances, les projets et les ressources humaines. Il est important de prendre en compte les KPI appropriés pour chaque type d’entreprise. Afin de garantir que le tableau de bord fournisse des informations utiles et exploitables.
Faire des audits réguliers pour mesurer la pertinence des données utilisées vous aide à économiser des ressources.
