Dans notre article sur les coûts cachés de l’absence de data gouvernance, nous évoquons le coût cachée lié à la perte de productivité due a des recherches d’informations et de données inefficaces. Mais quel est le montant de ce coût caché ? Comment la data gouvernance peut-elle le réduire et de combien ? Voilà à quoi nous allons essayer de répondre dans cet article.
Le temps perdu à rechercher la bonne information peut varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, tels que la complexité du sujet, les compétences en recherche de l’individu, la qualité des sources disponibles et les outils utilisés pour la recherche. Toutefois, quelques études et estimations peuvent fournir une idée générale de ce temps perdu :
Combien de temps passé a rechercher une « bonne » information dans les entreprises.
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- En 2013, selon une étude de McKinsey, les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour (soit environ 9,3 heures par semaine) à rechercher des informations. Cela représente environ 19% de leur semaine de travail.
- En 2017, une nouvelle étude IDC a révélé que les professionnels de la donnée (Data Analysts, Data Scientists…) perdent près de 50% de leur temps chaque semaine sur ce genre de tâche (recherche et récolte de données).
- L’AIM (L’Association Information et Management) estime à 7 h 30 par semaine le temps moyen passé à chercher une information sans la trouver …).
Combien la recherche d’information coûte aux entreprises en rémunération ?
- Quels est le temps passé à chercher une information
- Si se base sur les études citées au -dessus, prenons l’hypothèses que la recherche d’information prenne 7H00 par semaine non productive.
- Quels coûts pour un collaborateur
Pour estimer le coût horaire d’un employé, prenons le salaire annuel moyen en France. Prenons le salaire moyen annuel brut de 39 800 € (source INSEE). En France, le coût total pour l’employeur (incluant les charges sociales) est souvent d’environ 1,5 fois le salaire brut.
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- Coût total annuel pour l’employeur : 39 800 € x 1,5 = 59 700 €
- Nombre d’heures travaillées par an (approximatif) : 1540 heures
- Coût horaire : 59 700 € / 1540 heures = 38,77 € par heure
- Coût hebdomadaire de la recherche d’information
- Temps de recherche hebdomadaire : è heures
- Coût hebdomadaire 7 heures x 38,77 € = 278,39 €
- Coût annuel par collaborateur
- Nombre de semaines travaillées par an : environ 44
- Coût annuel : 44 x 278,39 € = 10 549,88 €
- Coût caché pour une entreprise
- Pour une entreprise de 10 salariés : 105 498, 80 €
- Pour une entreprise de 100 salariés : 1 054 988 €
- Pour une entreprise de 1000 salariés : 10 549 880 €
Il est important de noter que ces chiffres sont des estimations et que le coût réel peut varier en fonction des secteurs d’activité, des niveaux de salaire et de l’efficacité des outils de gestion de l’information au sein de chaque entreprise
Le temps passé à chercher des informations peut coûter très cher aux entreprises. Optimiser les systèmes de gestion de l’information et améliorer l’accès rapide aux données pertinentes peut réduire considérablement ces coûts et améliorer la productivité globale.
Comment la data gouvernance peut permettre de réduire les coûts cachés liés à la recherche d’information ?
La mise en place d’un programme de data gouvernance permet de faciliter et fiabilisé l’accès à l’information et aux données grâce à :
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Centralisation des Données :
- Référentiel Unique : En centralisant les données dans un référentiel unique, les utilisateurs savent exactement où chercher l’information, évitant ainsi de perdre du temps à naviguer dans différents systèmes et bases de données disparates.
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Standardisation et Qualité des Données :
- Normes Uniformes : L’établissement de normes de qualité et de formats uniformes pour les données assure que les informations sont cohérentes et fiables, ce qui simplifie leur recherche et leur utilisation.
- Données Fiables : Une gouvernance stricte garantit que les données sont constamment mises à jour, nettoyées et validées, réduisant ainsi le besoin de vérifier ou de corriger les informations lors de leur utilisation.
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Accessibilité et Sécurité :
- Contrôles d’Accès : En définissant des règles claires sur qui peut accéder à quelles données, la gouvernance des données réduit les obstacles à l’accès à l’information pertinente tout en assurant la sécurité.
- Accès Rapide : Les utilisateurs autorisés peuvent accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin sans avoir à passer par des processus de validation longs et compliqués.
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Catalogage et Documentation :
- Catalogues de Données : les catalogues de données fournissent une vue d’ensemble des données disponibles, incluant des descriptions, des métadonnées et des localisations. Cela permet aux utilisateurs de savoir exactement quelles données existent et où elles se trouvent.
- Documentation Complète : une bonne documentation aide les utilisateurs à comprendre le contexte et les détails des données, facilitant leur utilisation sans nécessiter de longues recherches.
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Outils de Recherche et d’Analyse :
- Technologies de Recherche : l’utilisation d’outils de recherche avancés et de moteurs d’analyse permet aux utilisateurs de trouver rapidement et efficacement les informations pertinentes à partir de grandes quantités de données.
- Automatisation : l’automatisation des processus de gestion des données, comme le tri et la classification, réduit le temps manuel nécessaire pour organiser et rechercher des informations.
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Culture de la Donnée :
- Formation et Sensibilisation : en formant les employés aux meilleures pratiques de gestion des données et en les sensibilisant à l’importance de la gouvernance des données, les organisations peuvent s’assurer que les utilisateurs savent comment et où chercher les informations efficacement.
- Responsabilité et Propriété : une gouvernance des données claire définit des rôles et des responsabilités, assurant que chaque donnée a un propriétaire responsable de sa maintenance et de son exactitude, ce qui réduit les ambiguïtés et les inefficacités.
La gouvernance des données permet de créer un environnement où les informations sont plus facilement accessibles, de meilleure qualité et mieux sécurisées, ce qui réduit significativement le temps perdu à chercher des données.
Quelle réduction des coûts cachés permet la mise en place de la data gouvernance ?
Les études et les rapports sur la gouvernance des données montrent que les organisations peuvent économiser entre 20% et 50% du temps initialement consacré à la recherche et à la gestion des informations. Par exemple :
- Accenture rapporte que les entreprises peuvent réduire le temps de recherche des données de 30% à 50% grâce à une gouvernance efficace des données. (source)
- Forrester et McKinsey ont constaté que les organisations peuvent économiser jusqu’à 30% du temps consacré à la gestion des données grâce à des initiatives de gouvernance des données.(source)
Les études de ces cabinets de conseil montrent que la gouvernance des données n’est pas seulement un outil pour la conformité, mais aussi un levier stratégique pour améliorer l’efficacité opérationnelle et accélérer l’accès aux informations pertinentes.
En nous appuyant sur l’estimation du coût caché de la recherche d’information, la gouvernance de donnée peut les diminuer de manière significative. En prenant une estimation basse d’une amélioration de 30 %
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- Pour une entreprise de 10 salariés : 105 498, 80 € x 30% = 31 622, 64 €
- Pour une entreprise de 100 salariés : 1 054 988 € x 30% = 316 344,24 €
- Pour une entreprise de 1000 salariés : 10 549 880 € 30% = 3 164 964 €
Que faut il retenir
Le temps consacré à la recherche d’informations peut représenter un coût élevé pour les entreprises françaises. Pour réduire ces coûts et améliorer la productivité, il est crucial d’optimiser les systèmes de gestion de l’information et de faciliter l’accès rapide aux données pertinentes.
Déployer un programme de gouvernance des données joue un rôle clé en créant un environnement où les informations sont plus facilement accessibles, de meilleure qualité et mieux sécurisées. Cela permet de réduire significativement le temps perdu à chercher des données et ces coûts cachés.
La gouvernance des données ne se limite donc pas à la conformité réglementaire. Elle constitue également un levier stratégique pour améliorer l’efficacité opérationnelle et accélérer l’accès aux informations pertinentes.
